Чек-лист подготовки свадьбы для организатора: 12 шагов за 6 месяцев

У опытного организатора план подготовки живёт в голове. Проблема в том, что голова — плохое хранилище, когда свадеб пять параллельно, а в команде появился новый координатор. Вот стандартный чек-лист, который мы собрали по практике агентств: 12 шагов с привязкой к дате свадьбы.

За 6 месяцев (180 дней)

1. Подписать договор с парой. Пока нет договора и предоплаты — это не проект, а разговор. Фиксируйте состав услуг, этапы оплаты и порядок изменений сметы.

2. Забронировать площадку. Хорошие площадки на субботы высокого сезона уходят за 8–12 месяцев. Если дата ближе — начинайте с площадки в первый же день.

За 5 месяцев (150 дней)

3. Утвердить концепцию и бюджет. Мудборд, палитра, формат (банкет/фуршет/выездная церемония) и — главное — рамка бюджета по статьям. Смета с самого начала должна разделять «цену для пары» и вашу внутреннюю стоимость: так вы видите маржу проекта, а не узнаёте её постфактум.

За 4 месяца (120 дней)

4. Собрать команду подрядчиков. Фотограф, видеограф, декоратор, ведущий, музыка. Проверяйте занятость на дату: двойное бронирование подрядчика — классическая катастрофа сезона. Каждому — бриф с данными свадьбы, а не пересказ в десяти чатах.

За 3 месяца (90 дней)

5. Дегустация и выбор банкета. Меню, схема подачи, детское меню, алкоголь: свой или площадки.

За 2 месяца (60 дней)

6. Разослать приглашения и собрать RSVP. Дайте гостям ссылку или QR-код, где каждый сам подтвердит участие, выберет горячее и укажет аллергии. Ручной обзвон 80 гостей — это неделя работы, которой легко избежать.

За 1 месяц (30 дней)

7. Утвердить тайминг дня с подрядчиками. Поминутный сценарий: сборы, выездная церемония, банкетные блоки, первый танец, торт. Каждому пункту — ответственный подрядчик с телефоном.

За 2 недели (14 дней)

8. Финальный список гостей и меню. Дожимаем неответивших, передаём ресторану сводку порций по блюдам и список аллергий.

За 10 дней

9. Рассадка. Схема зала, столы, конфликтные родственники по разным углам. Печатную схему — ресторану и декоратору.

За неделю (7 дней)

10. Финальные оплаты подрядчикам. Сверьте график платежей: что оплачено, что в день свадьбы, кому наличные.

Накануне (1 день)

11. Репетиция церемонии. Прогон с парой, свидетелями и ведущим на площадке.

Через неделю после (+7 дней)

12. Собрать обратную связь и отзывы. Пока эмоции свежие: отзыв на карту/сайт, фото для портфолио, разрешение на публикацию. И — пометьте себе годовщину: через год у пары праздник, а у вас повод предложить его организацию.

Как этим пользоваться

Скопируйте список себе — или не копируйте: в WedCRM этот чек-лист встроен. Открываете свадьбу → «Применить чек-лист» → 12 задач сами расставляются по датам от дня свадьбы, с исполнителями и напоминаниями в Telegram. Для срочных свадеб есть экспресс-версия на 2 месяца. Попробовать можно в демо без регистрации.