Как собрать подтверждения присутствия гостей на свадьбе

Начните со срока, к которому вам нужны ответы. Узнайте у площадки дату подтверждения количества гостей и назначьте дедлайн на несколько дней раньше. Оставшееся время пригодится, чтобы связаться с теми, кто не ответил, и уточнить число мест и порций. Если площадка ждёт итог 12 августа, можно попросить гостей ответить к 5 августа.

Какие вопросы задать в анкете RSVP

RSVP — просьба подтвердить участие. Гостю должно быть понятно, кому нужно заполнить форму и когда. Чем короче анкета, тем проще закончить её сразу после открытия.

• Имя и фамилия, под которыми вы узнаете гостя в списке.
• Придёт ли он. Вариант «Пока не знаю» можно оставить до дедлайна, если это удобно для вашей свадьбы.
• Имя сопровождающего, если приглашение рассчитано на двоих.
• Выбор блюда, особенности питания или потребность в трансфере, если эти сведения нужны вам для организации.

Отправьте одну и ту же ссылку всем, для кого действует одинаковая программа дня. Если часть гостей приглашена только на банкет, проверьте, что у каждого есть понятная информация о времени и месте именно его встречи.

Пример сообщения и напоминания

Первое сообщение можно отправить вместе с приглашением.

Будем рады видеть тебя на нашей свадьбе 21 августа. Программа дня и адрес есть в приглашении. Пожалуйста, отметь по ссылке до 5 августа, получится ли прийти.

За несколько дней до дедлайна напишите тем, кто ещё не ответил. Не нужно просить повторно заполнять форму у тех, чьи ответы уже получили.

Привет! Мы скоро подтверждаем количество гостей ресторану. Подскажи, пожалуйста, получится ли у тебя прийти 21 августа? Можно отметить по той же ссылке или написать мне здесь.

Если человек ответил голосом или сообщением, внесите его решение в общий список сразу. Иначе при подсчёте вы будете перепроверять переписку.

Если семья ответила за всех

В сообщении попросите назвать тех, кто точно придёт. Например, «Мы с Олегом будем, а Лена пока не знает» означает два подтверждения и один ожидаемый ответ. Уточните меню у каждого подтвердившегося. Если к сроку ответа всё ещё есть неопределённость, договоритесь с площадкой, можно ли держать одно резервное место и до какой даты. В рабочем списке сохраните статус «ожидаем ответа», чтобы этот гость не попал в подтверждённое количество автоматически.

Открыть шаблон с формой подтверждения участия →

Как передать итог ресторану и начать рассадку

Разделите гостей на три группы — подтвердили, отказались, ещё ждёте ответа. Не складывайте подтверждённых и ожидаемых в одну цифру. В ресторан передайте подтверждённое количество и отдельно согласуйте с ним допустимый резерв. После закрытия ответов подготовьте список гостей на свадьбу с учётом детей и сопровождающих.

В WedCRM ответы можно собирать через электронное приглашение с анкетой. Посмотрите пример приглашения как гость, а затем проверьте, сколько действий потребуется, чтобы подтвердить участие в вашем варианте.