← Все статьи·9 ноября 2026 г. · 3 мин
Как передать свадьбу координатору — чек-лист, файлы и контакты
Передавайте координатору одну актуальную версию проекта. По ней он должен понять, что произойдёт в каждый момент, кто отвечает за действие и что делать, если план сдвинется. Обычно достаточно тайминга, контактов, схемы зала, списка важных договорённостей и короткого созвона для сверки.
Что должно быть в пакете передачи
- Тайминг с ответственными. Добавьте к каждому этапу время, место, имя ответственного и сигнал начала.
- Контакты. Укажите менеджера площадки, ведущего, техника, фотографа, декоратора и человека, который принимает решения от имени пары.
- План зала и рассадка. Укажите входы, места подрядчиков, номера столов и актуальные изменения. Отдельно объясните, кто может пересаживать гостей.
- Открытые вопросы. Запишите, что ещё ждёт подтверждения, до какого времени и какое решение действует, если ответа не будет.
- Файлы на день свадьбы. Дайте ссылки на документы и сохраните копии ключевых материалов, которые можно открыть при слабом интернете.
Контакты и личные сведения гостей передавайте только тем членам команды, которым они нужны. Для подрядчиков можно подготовить короткие выдержки из общего плана с их временем и задачами.
Как сделать тайминг пригодным для работы
Строка «16:00 — церемония» описывает событие, но не объясняет координатору порядок действий. В рабочей версии разнесите подготовку и запуск.
| Время | Действие | Кто подтверждает |
|---|---|---|
| 15:40 | Проверить звук и место ведущего | Техник площадки |
| 15:50 | Пригласить гостей занять места | Координатор |
| 16:00 | Запустить музыку после сигнала | Техник после подтверждения координатора |
Укажите план на случай задержки. Например, если часть гостей опаздывает, координатор сверяется с ведущим и площадкой, прежде чем объявлять перенос. Для общей структуры дня можно взять пример тайминга свадьбы и адаптировать его под работу команды.
Кто решает, если план меняется
| Ситуация | Кто принимает решение | Что передать команде |
|---|---|---|
| Дождь перед выездной церемонией | Координатор вместе с менеджером площадки по согласованному плану | Новый зал, время входа гостей и кто переносит оборудование |
| Опаздывает транспорт | Координатор после сверки с водителем | Новое время прибытия, где ждут гости и кому сообщить о сдвиге |
Пример сообщения в рабочий чат. «Церемония переносится в малый зал, начало в 16:10. Ведущий встречает гостей у лестницы. Техник, подтвердите готовность к 16:00».
Что обсудить на последней сверке
Попросите координатора вслух пройти первые два часа и назвать, кому он звонит при изменении программы. Вместе проверьте, открываются ли ссылки и совпадают ли номера столов со схемой. Если после сверки что-то изменилось, обновите основную версию и отправьте команде конкретную правку с временем обновления.
В WedCRM для свадебных агентств тайминг, задачи, гости и рассадка находятся в карточке проекта. Командный пакет можно подготовить из актуального проекта, а согласованные сведения оставить в портале пары. Пробный кабинет агентства подойдёт для проверки сценария передачи на тестовой свадьбе.